Guía para proveedores

Índice de contenido

• 1. Introducción.
• 2. Documentaciones requeridas.
• 3. Documentaciones por rubro.
• 4. Venta en Góndolas.
• 5. Procedimientos para proveedor servicios e insumos a Retail S.A.
• 6. Principales derechos de los proveedores.
• 7. Principales obligaciones de los proveedores.

Glosario

Proveedor: Es una persona física o jurídica que vende productos o brinda servicios con fines de lucro.

Productos premium: Son los productos considerados de categoría superior.

RUC: Registro Único del Contribuyente emitido por la Secretaria de Estado de Tributación.

Nota de Remisión: Es el documento que el proveedor expide para evidenciar la entrega de los productos solicitados por Retail S.A.

Nota de Crédito: Es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de factura, una anulación total, o la devolución de productos.

R.E.: El Registro de Establecimientos R.E. es la autorización sanitaria otorgada a una empresa, sea esta una persona física o jurídica, para un establecimiento alimentario, previo cumplimiento de las condiciones higiénicos-sanitarias vigentes. Es obligatorio previo al inicio de sus actividades.

R.S.P.A.: Es la autorización sanitaria otorgada a un producto alimenticio procesado y envasado según composición cualicuantitativa y marca comercial, previo cumplimiento de las normas técnicas y legales establecidas. Su obtención es obligatoria previo a la comercialización de un producto alimenticio.

SENACSA: El SENACSA es el organismo responsable de registrar a las empresas y otorgar las habilitaciones a los establecimientos que operan con productos de uso veterinario y alimentos para animales.

DINAVISA: La Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria es responsable de registrar a las empresas que comercializan productos de limpieza y perfumería.

SENAVE: El SENAVE otorga o cancela los registros de importación de las empresas dedicadas a la producción o importación de agroquímicos; registra e inhabilita la inscripción de semillas; certifica la calidad y sanidad de los productos y subproductos vegetales en estado natural, orgánicos y convencionales, y las semillas.

AFIDI: Acreditación Fitosanitaria de Importación (AFIDI) por la cual se acredita el ingreso legal de un producto vegetal a nuestro país.

1. Introducción

En esta guía pretendemos facilitar a los actuales y potenciales proveedores las principales condiciones comerciales, derechos y obligaciones que regirán la relación comercial de la firma RETAIL S.A. con sus proveedores y de esta manera permitir que todos los proveedores puedan informarse de manera rápida los requisitos formales e indispensables para trabajar juntos, basados en normativas legales.

Asimismo, esta guía y contiene las principales condiciones y procedimientos que complementan los acuerdos de compra, como también los principales derechos y obligaciones de los proveedores.

La elaboración de este documento se realiza de conformidad a lo dispuesto en Resoluciones emanadas de la Comisión Nacional de la Competencia (CONACOM).

2. Documentaciones requeridas

A continuación, se detallan las documentaciones mínimas requeridas según el rubro de producto ofrecido, sin perjuicio de otras que sean requeridas adicionalmente por disposiciones regulatorias, municipales o sanitarias:
GENERAL Y OBLIGATORIO EN TODOS LOS CASOS:

Todo proveedor deberá contar con:

• Factura legal vigente.
• Patente comercial en caso de que posea un local de venta y/o de acuerdo a como este inscripto en la SET.

 

Recordar tener siempre estos documentos:

• Documentos tributarios: RUC, Factura, Nota de Remisión. Sin excepción.
• RE: Cualquier tipo de producto a ser comercializado a excepción de textil, Bazar y Electrodomésticos.
• RSPA: Todos los alimentos para consumo Humano.
• Registro de SENACSA: Alimentos para consumo animal.
• Registro de DINAVISA: Productos de Limpieza y Perfumería.
• Registro de SENAVE: Para Frutas y Verduras de Origen Nacional.
• Registro AFIDI: Para Frutas y Verduras de Importación.

 

3. Documentos por rubro

FRUTAS Y VERDURAS
El producto deberá contar con:

• Guía de traslado (productos nacionales excepto verdeos).
• Permiso de importación y A.F.I.D.I. (productos importados).
• Acuerdo comercial.

 

PESCADERÍA
El proveedor deberá contar con:

• Habilitación del local por SENACSA.
• Habilitación por MADES.
• Habilitación de transporte refrigerado por SENACSA.
• Patente comercial.
• Copia de factura.
• Acuerdo comercial.

El producto deberá contar con:

• Factura legal vigente.
• “Bono Municipal” por cada kilogramo recibido (solo para la ciudad de Asunción).
• Guía de traslado.
• RSPA-INAN (si es modificado de su estado natural).

 

CARNE DE AVE
El proveedor deberá contar con:

• Habilitación del local por SENACSA.
• Patente comercial.
• Habilitación de transporte refrigerado.
• Copia de factura.
• Acuerdo comercial.

El producto deberá contar con:

• Factura legal vigente.
• Certificado sanitario de SENACSA.
• RSPA-INAN (si es modificado de su estado natural).

 

OTRAS CARNES
El proveedor deberá contar con:

• Habilitación del local por SENACSA.
• Patente comercial.
• Habilitación de transporte refrigerado.
• Copia de factura.
• Acuerdo comercial.

El producto deberá contar con:

• Factura legal vigente.
• “Bono Municipal” por cada kilogramo recibido (solo para la ciudad de Asunción).
• Guía de traslado.
• RSPA-INAN (si es modificado de su estado natural).

 

HUEVOS
El proveedor deberá contar con:

• Factura legal vigente.
• Habilitación del establecimiento en la SENACSA.
• Habilitación para comercialización de la DIGESIPOA.
• Acuerdo comercial.

El producto deberá contar con:

• Factura (controlar vencimiento y habilitación de SENACSA en el packaging).

 

MENUDENCIAS
El proveedor deberá contar con:

• Habilitación del local por SENACSA.
• Patente comercial.
• Habilitación de transporte refrigerado.
• Copia de factura.
• Acuerdo comercial.

El producto deberá contar con:

• Factura legal vigente.
• “Bono Municipal” por cada kilogramo recibido (solo para la ciudad de Asunción).
• Guía de traslado.
• RSPA-INAN (si es modificado de su estado natural).

 

BAZAR, LIBRERÍA, JUGUETERÍA Y OTROS

• Etiquetado.
• Acuerdo comercial.
• Cualquier otro requisito relacionado al tipo de producto.

 

4. Venta en góndolas

El proceso para vender productos en góndolas es el siguiente:
Paso 1: Presentación

• Presentación proveedor.
• Características del producto.
• Documentos legales habilitantes.

Paso 2: Evaluación Comercial

• Negociaciones de condiciones comerciales.
• Una vez cerradas las condiciones a satisfacción y libre criterio de  Retail S.A., se firma Acuerdo Comercial entre ambas partes.
• Para proveedores de insumos y servicios, se procede por Licitación.

Paso 3: Aprobación

• Se procede al Alta como Proveedor.
• Se inicia el Alta de Productos.

Paso 4: Comercialización

• Se empieza a comercializar en los puntos de ventas.
• Se da seguimiento al comportamiento del producto y del proveedor.
• Retail S.A. podrá interrumpir o discontinuar a su solo criterio la comercialización de los productos conforme a sus lineamientos empresariales, mediante simple aviso dado con 10 días de anticipación. Los lineamientos de alta y baja de productos, se encuentran definidos en el Acuerdo Comercial.

 

5. Procedimiento para proveer servicios e insumos a Retail S.A.

1. Remitir un brochure y/o carta presentación de la empresa para darse a conocer.

• Email:  CelsoJose-Nunez@aj.com.py  /  Albert-Arevalos@aj.com.py.
• Dirección: Avda. Mcal. López esquina Avda. Sacramento, Asunción.

2. Completar los datos que le son requeridos para que forme parte del Sistema de Licitaciones “SGPro”. Los datos para completar en el portal “SGPro” son:

• Razón social.
• RUC.
• Dirección de la Empresa.
• Nº de Telef. y/o Celular.
• Dirección de Correo.
• Rubro de servicio que presta.
• Contacto.

3. Para facturar a Retail S.A (CBIS), también debe presentar algunas documentaciones requeridas.

• Imagen de su factura donde se visualiza el membrete.
• Constancia de RUC de la SET.
• Cédula Tributaria.
• Cédula del dueño o representante.
• Nota autorización para pagos Vía WEB (proveído por Retail S.A).
• Nota autorización para revisión de Informconf (proveído por Retail S.A).

*Observación: Cualquier pedido de alta o solicitud de proveedores que no haya sido contestada en el plazo 15 días, deberá considerarse denegada.
CONTACTOS

• Gerencia de Carnes, Frutas, Verduras y Perecederos:  Manuel-Aguero@aj.com.py
• Gerencia de Productos de Almacén y de Gran Consumo:  Emilse-Cabanas@aj.com.py
• Gerencia de Bazar, Juguetería y No tradicionales:  Teresa-roa@aj.com.py
• Gerencia de Lácteos y Congelados:  Luciana-Sanchez@aj.com.py
• Gerencia de Marca Propia:  Derlis-Lopez@aj.com.py
• Gerencia de Insumos:  Carlos-sanabria@aj.com.py
• Gerencia de Licitaciones:  CelsoJose-Nunez@aj.com.py

 

6. Principales derechos de los proveedores.

1. Tener formalizado por escrito todos los acuerdos comerciales celebrados con Retail S.A., con las respectivas condiciones operativas.
2. Los acuerdos comerciales, contendrán con claridad los aspectos comerciales, logísticos, operacionales y financieros aplicables a la relación con los proveedores, definiendo con exactitud el plazo y forma de pago.
3. Los acuerdos comerciales establecerán con claridad las causales para la realización de descuentos, bonificaciones, cobros de promociones o retornos y la asignación de espacios para la exhibición de productos, debiendo ser estas transparentes no discriminatorias y en régimen de igualdad de oportunidades.
4. Las modificaciones de los términos y condiciones de los acuerdos comerciales serán realizadas de común acuerdo entre las partes, con una anticipación razonable de tiempo.
5. Los acuerdos comerciales no podrán rescindirse, salvo causa justificada, sin mediar notificación por escrito con las menos sesenta (60) días de anticipación.
6. Las cláusulas de exclusividad serán pactadas de común acuerdo entre las partes, no siendo obligatorias para el proveedor como condición para la venta de sus productos dentro de los locales de Retail S.A. Salvo que se trate de productos Premium (categoría superior) importados y nacionales. En el caso de productos premium (categoría superior) nacionales, las cláusulas de exclusividad que se pacten no deberán superar el plazo de dos (2) años.
7. Los proveedores podrán acordar sus precios libremente y de común acuerdo con Retail S.A., no podrán ser obligados a pactar mejores precios que la competencia o con condiciones más favorables que las acordadas con otros competidores de Retail S.A., o bien, que impliquen la obligación de que el producto del proveedor no pueda venderse al consumidor final en locales de competidores de Retail S.A. a menor precio que el establecido en los locales de RETAIL S.A.
8. Los proveedores solo podrán brindar información comercial necesaria para la ejecución del acuerdo comercial que los una a Retail S.A. En este sentido, Retail S.A. no solicitará a los proveedores tickets, facturas o notas de remisión de otros competidores.
9. El proveedor tendrá la opción de recibir vía transferencia bancaria, en la entidad financiera de su preferencia, las sumas de dinero (pagos) a las cajas de ahorro o cuentas corrientes habilitadas, siempre que operen con el SIPAP.
10. Los proveedores solo podrán brindar información comercial necesaria para la ejecución del acuerdo comercial que los una a Retail S.A. En ese orden, no se solicitará ni obligará a proveer información respecto de las condiciones comerciales acordadas con competidores de Retail S.A. o información comercial propia, más que la necesaria y justificada para la ejecución del acuerdo comercial.
11. Retail S.A. no podrá condicionar a los proveedores a la fabricación o provisión de sus productos para la comercialización de estos con las marcas de Retail S.A. En estos casos, la negociación de tales acuerdos de producción debe ser realizada de manera independiente y la ejecución de los contratos controlada por personas distintas a las que manejen los acuerdos comerciales.
12. Los pagos se realizarán en tiempo y en forma acordados, detallando los montos y razones de descuentos aplicados. Los cobros y emisión de notas de débito serán pactadas de común acuerdo entre las partes.
13. Se evitarán demoras excesivas e injustificadas en el proceso de alta de proveedores o nuevos productos, siempre y cuando el proveedor cumpla con todos los requisitos establecidos por Retail S.A., así como también en la carga administrativa de las facturas, notas de crédito y recepciones/aceptaciones de mercaderías.

7. Principales obligaciones de los proveedores.

1. Los proveedores deberán estar debidamente constituidos bajo las leyes pertinentes para trabajar con Retail S.A.
2. Los proveedores deberán proveer los productos que importan, representan, y comercializan debidamente habilitados para su comercialización por los entes reguladores, e introducidos o fabricados legalmente en el país.
3. Los proveedores deberán presentar sus productos en debidas condiciones para la venta y se obligan por la garantía de calidad y buen estado, debiendo reponer o reemplazar cualesquiera productos fallados, defectuosos o en mal estado en un plazo no mayor a 3 días de requeridos.
4. Los proveedores deben suministrar al supermercado los repositores que sean necesarios para la entrega en depósito y carga eficiente de mercaderías en góndolas y espacios adicionales si los tuviere.
5. Los proveedores deberán entregar en tiempo y forma las facturas y notas de créditos, a fin de efectivizar el procedimiento del cobro de sus facturas.
6. Todos los comprobantes que emitan los proveedores deberán ajustarse a lo establecido por la ley tributaria. 

 

Compliance

La empresa Retail S.A. continúa firme con su compromiso de generar relaciones beneficiosas con los proveedores. Por lo tanto, ningún colaborador de nuestra empresa le debe solicitar o aceptar regalos, presentes, favores o facilidades, que pudieran tener influencia sobre las decisiones del colaborador.

Específicamente, el empleado de Retail nunca debe aceptar regalos de ningún tipo o valor. Las muestras de los productos se consideran también “regalos”, excepto 1 unidad a efectos de registro del producto. Dicha unidad será entregada posteriormente al Departamento de RRHH para sorteo entre todos los colaboradores.

Si en algún momento Usted fue o es abordado por un colaborador de Retail con este tipo de solicitudes, le instamos a denunciarlo de forma confidencial a nuestro departamento de Gestión de Cumplimiento a través del DL_COMPLIANCE@aj.com.py.

También pueden realizar la denuncia en nuestra app Apple Store y Play Store. Todas las denuncias serán manejadas de forma confidencial y podrán ser innominadas o nominadas, para lo cual estaremos cuidando la identidad del denunciante y tomando las denuncias con la debida importancia para el esclarecimiento final.

Es muy importante para nosotros que entiendan que la empresa Retail no tolera este tipo de conductas y para Ustedes como proveedores, es mucho mejor denunciarlo y no quedarse callado. Si constatamos que hubo un incumplimiento y no hubo denuncia por parte del proveedor, nos veremos en la obligación de suspender automáticamente el acuerdo comercial que nos une y dejaremos de operar con dicho proveedor.

Si tienen alguna duda sobre esta política o el código de ética de Retail S.A., pueden escribirnos a DL_COMPLIANCE@aj.com.py.